Migrato Documentclassificatie-software levert sterke verbetering bedrijfsrendement

Strijen, 2 november 2016-- Migrato introduceert een nieuwe methode van documentanalyse en -classificatie waardoor minimaal 90 procent van de documenten automatisch wordt geclassificeerd. Tot op heden kan met de huidige software en methodiek voor documentherkenning een 60 procent automatische documenttype bepaling worden bereikt. De nieuwe Migrato Documentclassificatie-software kan de productiviteit van een vaste groep classificatie­medewerkers tot 400 procent verhogen. Daarnaast werkt de software 24/7 waardoor het rendement van de organisatie sterk verbetert.

Bij het digitaliseren van ‘oud’ materiaal met een lange historie zoals personeel- en patiëntendossiers is er zelden sprake van vooraf bekende en goed gestructureerde documenten. Ook documenten en formulieren maken een ontwikkeling door. Een nieuw logo of opmaak, een andere indeling maar ook andere titels en begrippenkader. Externe documenten veranderen omdat nieuwe organisaties een bestaande regeling uitvoeren, door fusies van organisaties en door andere wet- en regelgeving.

De nieuwe methode van Migrato combineert meerdere analysemethodieken zoals documentlay-out analyse, documentzone indeling- en inhoudsanalyse, contextanalyse van de kop- en bodytekst aangevuld met specifieke bedrijfsproces gerelateerde regels met betrekking tot trefwoordcombinatie en syntaxregels. De gewogen combinatie van al deze technieken benadert in hoge mate de menselijke manier van documentclassificatie en keyword herkenning. Van eerst een algemene visuele analyse, via een meer gestructureerde tekstanalyse, een gedetailleerde analyse van zinnen en woordcombinaties tot en met de plaats van het document in het dossier. Door deze methodiek speciaal voor het HR-domein toe te passen kan nu al minimaal 90 procent van de documenten automatisch worden geclassificeerd.

Oscar Dubbeldam van Migrato: “De nieuwe methode geeft een significante reductie van het aantal nog handmatig te classificeren documenten en verhoogt daarmee het projectrendement substantieel. Ook verloopt, door de inzet van software, het totale classificatieproces aanzienlijk sneller en wordt het classificatieresultaat veel stabieler. De resterende 10 procent niet automatisch geclassificeerde documenten zijn doorgaans handgeschreven brieven, slechte scans en algemene correspondentie die sowieso een visuele controle vereisen.”

Classificatie vraagt om nieuwe software
De huidige software maakt het noodzakelijk om eerst per documenttype en de varianten daarop een ‘documenttype voorbeeldset’ op te bouwen. Na uitgebreid testen wordt dan een 60 procent automatische documenttype bepaling bereikt. De resterende 40 procent moet dan nog steeds handmatig moeten worden verwerkt. Daarbij is gebleken dat een uniforme classificatie van de documenten door meerdere personen foutgevoelig is. Voor kleine projecten is de personele afhankelijkheid nog wel haalbaar, maar bij een project met honderdduizenden documenten vraagt dit om een grote groep aan getrainde medewerkers. Ook vereist het een grote inspanning en investering om voor alle historische documenten een typedefinitie te maken of de software met een representatieve referentieset te trainen.  Vermindering van de handmatige classificatie is alleen mogelijk door de 60 procent automatische documentclassificatie te verhogen.

“De Migrato software heeft haar kwaliteit van documentanalyse en -classificatie al in diverse operationele HR-dossier classificatieprojecten bewezen; zowel voor organisaties zelf als voor document scan- en classificatiedienstverleners”, aldus Oscar Dubbeldam. “We richten ons primair op de markt van de dienstverleners. Zij kunnen met deze software - in vergelijking met de resultaten van bestaande documentherkenning en classificatiesoftware - de productiviteit van een vaste groep classificatiemedewerkers tot 400 procent verhogen en aldus de kosten van een vaste classificatiegroep verkleinen. Daarnaast werkt de software 24/7 zodat ook buiten de regulieren kantooruren classificatiewerk en daardoor verhoging van het organisatierendement kan plaatsvinden.”

Migrato B.V. - Oscar Dubbeldam - www.migrato.nl - E: oscar.dubbeldam@migrato.nl  - T: +31 (0)6 50734796

Over Migrato
Migrato levert systeemintegratie- en projectimplementatiediensten op het gebied van contentclassificatie, optimalisatie en migratie. De medewerkers van Migrato hebben een lange staat van dienst in de Nederlandse document- en contentmanagement markt, met specifieke kennis van de financiële en industriële sector en daarin actuele thema’s. Het succes van Migrato is direct gekoppeld aan het vermogen om maatwerkexpertise en oplossingen te leveren die latent aanwezige content omzet in voor een organisatie actuele kennis. Meer informatie: www.migrato.nl

Voor redactionele informatie: Influx PR – Jakob Brons – T: 055-3663034 – E: jakob@influx-pr.com  

Davinci DTA (Document Text Analyzer) geeft intelligente herkenning een nieuwe dimensie

AMSTERDAM - 5 november 2013 - Davinci, een toonaangevende aanbieder van onder meer geavanceerde document- en tekstherkenningstechnologie inclusief geautomatiseerde beoordeling van documenten, heeft met haar product DTA een belangrijke doorbraak gerealiseerd in de verkorting van doorlooptijden van bijvoorbeeld hypotheek- en kredietaanvragen. Dienstverleners in de financiële markt zijn op deze manier geen dagen of weken meer kwijt, maar hooguit een uur. Daarmee besparen ze veel geld en kunnen de klant beter en sneller bedienen.

Teksten vanaf een digitaal (gemaakt) document herkennen is niet meer zo heel spannend. Het gaat echter steeds vaker om de meerwaarde die de software kan bieden in het vervolgtraject van het bedrijfsproces. Document Text Analyzer (DTA) van Davinci is in staat om niet alleen de inhoud van het document uiterst nauwkeurig en met grote zekerheid te herkennen, maar daar tevens een documentclassificatie en een inhoudelijke beoordeling aan te koppelen, zodat het vervolgproces eveneens efficiënter verloopt. Daarmee wordt zelfs fraudedetectie mogelijk.

Automatisering van het herkennings- en beoordelingsproces scheelt de dienstverlener niet alleen veel tijd en geld, maar voorkomt ook fouten die er bij het handmatig invoeren snel(ler) in sluipen. Met DTA is de gebruiker in staat om van ongestructureerde documenten (papier, PDF etc.) gestructureerde data te maken, die bovendien meteen kunnen worden verwerkt en in de juiste context geplaatst, volgens de business rules van het bedrijf. Die business rules bepalen wat in het verloop van het proces en in welke context er verder met een document (en de gegevens op dat document) moet gebeuren. Het verwerkingsproces wordt daarmee grotendeels geautomatiseerd.

De DTA-software werkt niet op basis van vaste templates. Binnen DTA is eenvoudig configuratie van een document mogelijk. Wordt een documenttype door DTA ondersteund, dan geldt dat ook voor alle varianten van dat documenttype. Voor een nieuw documenttype is de DTA-software heel snel en eenvoudig te configureren (aan te passen) en voor de varianten daarvan geldt dan weer hetzelfde.

In DTA zit een combinatie van OCR-, documentclassificatie- en Artificial Intelligence (AI-)technologie die in staat is verbanden te herkennen en te leggen tussen gegevens, het soort document, de context, de relevantie tussen gegevens etc. DTA controleert ten behoeve van fraudedetectie automatisch of de gegevens op het document voldoen aan de criteria die ervoor gelden en of er niet mee is gemanipuleerd. Dergelijke ingebouwde intelligentie in DTA geeft de hoogst denkbare strategisch toegevoegde waarde voor een organisatie.

Lees ook het interview met Tom van Ees, product manager en mede-ontwikkelaar van DTA op www.davincigroep.nl 

Over Davinci Davinci, het ondernemende adviesbureau, helpt haar klanten met heldere adviezen, tastbare ondersteuning en zichtbare resultaten. Daarbij maken wij volop gebruik van de nieuwe mogelijkheden die ICT en communicatie bieden. Wij staan voor resultaat behalen voor onze klanten. Wij onderscheiden ons doordat we betrouwbaar, pragmatisch en innovatief zijn. Wij zijn actief in diverse markten, waaronder de financiële dienstverlening, notariaat en membership organisaties. Wij zijn goed in het oplossen van complexe bedrijfsvraagstukken rondom proces- en ketenoptimalisatie, project- en programmamanagement, softwareontwikkeling en implementatie.

Davinci is opgericht in 1991 en heeft momenteel ruim 155 medewerkers in dienst. Onder deze medewerkers bevinden zich ruim 50 business consultants.
De softwaretak bestaat uit 60 medewerkers, waaronder software architecten, informatieanalisten, programmeurs en beheerders. Davinci is bij uitstek ingericht voor een langdurige ondersteuning. Kennisborging is ingebed binnen de gehele organisatie. In alle facetten van de organisatie wordt in teams gewerkt, zodat specifieke kennis niet slechts bij één persoon ligt. Hiernaast wordt bij Davinci veel energie gestoken in cursussen, training on-the-job en kennisoverdrachtsessies. Davinci is een 100% Nederlands bedrijf en is gevestigd in Amsterdam, Barneveld, Hilversum, Žilina en Bratislava (Slowakije).

Door middel van een goed personeelsbeleid, een heldere governance structuur, toezicht door een zeer ervaren Raad van Commissarissen (RvC) en een gedreven directie is Davinci uitstekend voorbereid op de toekomst. De RvC bestaat uit Hein Blocks - voormalig directeur Nederlandse Vereniging van Banken, Henk Kesler - voormalig directeur Koninklijke Nederlandse Voetbal Bond, Roy van Diem - Voormalig CEO Obvion, Peter Heemskerk - CIO Delta Lloyd, Arie van Eijden - voormalig directeur AFC Ajax. Meer informatie: www.davincigroep.nl

Contact: Dirk Jan Lassing - Marketing & Sales Davinci
T +31 (0)20 550 37 50 - M +31 (0)6 28 46 98 93 - F +31 (0)20 550 37 55
djlassing@davincigroep.nl

Voor redactionele informatie: Influx PR: Jakob Brons, 055 3663034, davinci@influx-pr.com