SmartDocuments breidt softwaresuite uit met oplossingen voor verbeterde customer experience

Slimme en snelle klantcommunicatie via SmartDocuments Web, Mobile App, eCommerce en Hoogvolume

Deventer, 2 februari 2017 – SmartDocuments, specialist in digitale klantcommunicatie heeft zijn softwaresuite uitgebreid met een aantal nieuwe toepassingen. Naast het klassieke gebruik van de applicatie op de PC (desktop-oplossing) is SmartDocuments ook beschikbaar als webapplicatie. Afgelopen zomer werd de Mobile App geïntroduceerd voor mobiele apparaten, zoals tablet en smartphone, om in een online omgeving documenten en formulieren direct aan klanten aan te bieden. Verder is er een oplossing voor het creëren en versturen van grote volumes documenten. Met de verbreding van het portfolio van SmartDocuments naar online, mobiel en hoogvolume, kunnen organisaties het verschil maken aan de customer experience kant.

SmartDocuments Mobile App

Gegevens verzamelen en verwerken waar ze ontstaan kan via de SmartDocuments App. Of het nu tijdens een verkoopgesprek is met een notebook op schoot, op een tablet gedurende een artsenbezoek in het ziekenhuis of tijdens de oplevering en inspectie van de woning aan de nieuwe huurder. Via de app kunnen gebruikers documenten maken op basis van centraal ingerichte SmartDocuments sjablonen zoals ze gewend zijn. Het is ook mogelijk om foto’s te maken en bij te voegen, een klant te laten ondertekenen en de app in te stellen voor meerdere gebruikers zodat een tablet met meerdere collega’s kan worden gedeeld. Dit alles zonder onnodige ‘omwegen’ zoals printen en opnieuw scannen – en gewoon in real time!

Documentenwinkel (eCommerce)

De documentenwinkel is ontstaan vanuit vraag vanuit de juridische sector om een passend antwoord op onverwachte online concurrentie vanuit partijen zonder juridische achtergrond. SmartDocuments heeft de technologie om heel snel een online documentwinkel te ontwikkelen waarmee notarissen en advocaten online (via een website of een klantportal) met behulp van sjablonen en eCommerce alle belangrijke gegevens van de klant kan verzamelen. Vervolgens genereert SmartDocuments, op basis van deze input, de relevante documenten. Afsluitend hoeft alleen nog maar de validering door de advocaat of notaris zelf te worden uitgevoerd. Het afrekenen van de documenten kan meteen online waarna ze kunnen worden gedownload of via e-mail verzonden. Naast toepassing in de juridische sector is deze werkwijze ook zeer waardevol voor de publieke sector als instrument ter verbetering van digitale dienstverlening aan de burger. De eerste klanten zijn live!

Hogere volumes

Bij diverse klanten wordt ook het SmartDocuments platform ingezet om grote en complexe hoeveelheden documenten te genereren, te verwerken en te verzenden. De klant hoeft geen gespecialiseerde consultants meer in te huren. De collega’s die nu al beheerder zijn van SmartDocuments kunnen met dezelfde kennis nu ook bij hogere volumes van documenten meehelpen, zoals bijvoorbeeld bij periodieke facturen, huurdersbrieven en onderzoeken.

De kracht van SmartDocuments

SmartDocuments vereenvoudigt het maken van documenten aanzienlijk. Zonder uitgebreide IT-expertise (zero coding) is in een paar stappen elke vorm van documenten te maken en te bewerken. Conform de voorwaarden, foutloos en automatisch. De documenten worden centraal opgeslagen en kunnen worden geraadpleegd via verschillende media (desktop, tablet, laptop, mobiele apparaten, enz.). De oplossingen van SmartDocuments hebben een snelle time-to-market en zijn zelf te onderhouden.

Marco Drost, Algemeen Directeur SmartDocuments: “De wereld om ons heen is veranderd. Organisaties werken steeds meer procesmatig via zaaksystemen. De klant is veel veeleisender geworden, doet steeds meer online en mobiel. Zeker de jongere generatie heeft hoge verwachtingen. Een pdf als invulformulier en dat achtereenvolgens printen, invullen, inscannen en weer e-mailen is eerder een achteruitgang dan een innovatie. Met SmartDocuments worden documenten ter plekke gecreëerd en, indien nodig, direct ondertekend op de tablet. Dit reduceert de doorlooptijd van ‘dagen en weken’ tot enkele minuten. En alle partijen hebben direct toegang tot de aangemaakte documenten. SmartDocuments is dé oplossing voor documentcreatie voor allerlei scenario’s.”

Over SmartDocuments

SmartDocuments is een complete softwareoplossing voor het maken van documenten en klantcommunicatie. SmartDocuments biedt één omgeving voor alle huisstijl-, bedrijfs- en processjablonen. Organisaties die met SmartDocuments werken, profiteren van efficiënt werken en eenvoudig sjabloonbeheer. De kracht van SmartDocuments is de mogelijkheid tot integratie met de ICT-architectuur. SmartDocuments heeft vele standaardintegraties gerealiseerd met diverse DMS, CRM, ERP en zaaksystemen. Hierdoor kunnen reeds vastgelegde gegevens worden gevuld in documenten. SmartDocuments wordt dagelijks gebruikt door meer dan 500 organisaties in Nederland, Duitsland en Zweden. Voor meer informatie: www.smartdocuments.eu

Voor redactionele informatie:

SmartDocuments Nederland, Marco Drost, 0570 672 464, e-mail: mdrost@smartdocuments.nl

Influx PR, Jakob Brons, 055 366 3034, e-mail: smartdocuments@influx-pr.com

Zweeds agentschap profiteert van efficiënt documentcreatie en sjabloonbeheer van SmartDocuments

Deventer/Sollentuna, 2 juni 2015 - Het Zweeds agentschap voor Economie en Regionale Groei (Tillväxtverket) start met SmartDocuments voor het centraal creëren en beheren van documentsjablonen. Met SmartDocuments genereert het agentschap automatisch documenten voor de 40 aangesloten organisaties met gegevens uit het centrale CRM-systeem.

Het Zweeds Agentschap voor Economische en Regionale Groei is een nationale overheidsinstelling belast met het bevorderen van ondernemerschap en regionale groei in Zweden. Hun missie is om het concurrentievermogen van Zweedse ondernemingen te versterken. Tillväxtverket gebruikt SmartDocuments om documenten te creëren en documentsjablonen efficiënt te beheren en te wijzigen. Dit alles om het werk voor de Zweedse ondernemingen te ondersteunen.

Eenvoudig creëren en beherenSmartDocuments is geïntegreerd met het centrale CRM-systeem (Nyps 2020). Dit wordt ingezet bij de 40 aangesloten organisaties. In plaats van het ontwikkelen van functionaliteit in Nyps 2020 voor het opstellen van documenten gebruikt Tillväxtverket de standaardsoftware van SmartDocuments. SmartDocuments zorgt ervoor dat er volledig automatisch documenten worden gegenereerd met gegevens uit het centrale CRM-systeem. Wijzigingen in templates zijn zeer snel door te voeren omdat SmartDocuments als centrale applicatie voor het beheren van documentsjablonen word gebruikt. Tillväxtverket bespaart op ontwikkelkosten en heeft meer flexibiliteit en mogelijkheden om snel en eenvoudig documenten te creëren en te beheren.

De nieuwste technologieEen belangrijk criteria voor Tillväxtverket is het feit dat SmartDocuments webservices levert en uit complexe XML-structuren de juiste gegevens kan halen. SmartDocuments is de enige aanbieder op de Zweedse markt die deze technieken uitstekend beheerst. Nyps 2020 stuurt gegevens in een XML-bestand naar de webservices van SmartDocuments en krijgt direct een compleet document terug in de juiste huisstijl en met de correcte inhoud op de juiste plaats.

Göran Olsson, projectmanager van Nyps 2020 Tillväxtverket, zegt: "SmartDocuments biedt de functionaliteit die we nodig hebben op een manier die geen andere aanbieder kan leveren."

Over SmartDocuments SmartDocuments is een complete softwareoplossing voor het maken van documenten en klantcommunicatie. SmartDocuments biedt één omgeving voor alle huisstijl-, bedrijfs- en processjablonen. Organisaties die met SmartDocuments werken, profiteren van efficiënt werken en eenvoudig sjabloonbeheer. De kracht van SmartDocuments is de mogelijkheid tot integratie met de ICT-architectuur. SmartDocuments heeft vele standaardintegraties gerealiseerd met diverse DMS, CRM, ERP en zaaksystemen. Hierdoor kunnen reeds vastgelegde gegevens worden gevuld in documenten. SmartDocuments Nordic AB een is onderdeel van de internationale groep van SmartDocuments met de basis in Nederland. SmartDocuments wordt dagelijks gebruikt door meer dan 500 organisaties in Nederland, Duitsland en Zweden. Voor meer informatie:www.smartdocumentsonline.com

Voor redactionele informatie:
SmartDocuments Nederland, Tim van Klaveren, 0570 672 464, e-mail:tvanklaveren@smartdocuments.nl

Influx PR, Jakob Brons, 055 366 3034, e-mail: smartdocuments@influx-pr.com

SmartDocuments en Lost Lemon als cloud-platform voor het sociale domein

DEVENTER - 5 februari 2015 - SmartDocuments en Lost Lemon hebben een samenwerkingsovereenkomst getekend. De combinatie van SmartDocuments- en MensCentraal-software van Lost Lemon stelt gemeenten in staat om aan de keukentafel het gesprek met de klant te registreren en direct een plan van aanpak op te stellen. De cloud-toepassing maakt het mogelijk om overal op een beveiligde wijze toegang te krijgen tot klantdossiers, te registreren en te communiceren met betrokken klanten en collega's.

Gemeenten zijn vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk voor jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken. Door de samenwerking ondersteunen SmartDocuments en Lost Lemon gemeenten optimaal bij de extra werkzaamheden die op hen zijn af gekomen.

De gecombineerde oplossing van SmartDocuments en MensCentraal zorgt voor het correct samenvoegen van informatie en de communicatie naar belanghebbenden. Met informatie uit MensCentraal worden de SmartDocuments templates geladen en ingevuld. Wijkteams maken met SmartDocuments eenvoudig een plan van aanpak voor het verbeteren van de persoonlijke situatie.

Marco Drost, algemeen directeur van SmartDocuments: "Wij streven ernaar dat met ondersteuning van deze slimme, gecombineerde software gemeenten uiteindelijk directer met hun inwoners kunnen communiceren en de gewenste ondersteuning beter kunnen organiseren."

SmartDocuments en Lost Lemon zien goede informatievoorziening als een cruciale succesfactor bij het uitvoeren van de nieuwe taken van gemeenten. Mensen krijgen maatwerkbegeleiding naar werk of andere vormen van maatschappelijke ondersteuning.

Bas van Luxemburg, partner van Lost Lemon: "Met deze Cloud-oplossing kunnen medewerkers hun tijd optimaal besteden aan de ondersteuning van de klant. Er gaat geen tijd meer verloren aan dubbele registratie en overbodige administratieve handelingen. Klanten kunnen hierdoor efficiënt werken. Gegevens uit MensCentraal komen geautomatiseerd in de sjablonen van SmartDocuments. Helemaal beveiligd maar wel in de cloud." 

Ondersteuning voor sociale wijkteams Gemeente Almelo profiteert al van deze goede informatievoorziening voor haar sociale wijkteams. Sociale wijkteams bepalen in overleg wat mensen nodig hebben aan ondersteuning. Daarbij geldt: ‘1 gezin, 1 plan en 1 regisseur'.

Joop Kuiper, informatieadviseur van de gemeente Almelo, vertelt:"Behandelaars en wijkteams willen snel en eenvoudig een digitaal plan van aanpak kunnen maken. Dit wordt mogelijk gemaakt door middel van SmartDocuments. Waar nodig willen ze snel kunnen communiceren met bijvoorbeeld tweedelijns organisaties èn informatie kunnen terugkoppelen. Ze willen weten wat de status is van een zorgvraag, MensCentraal speelt hierin een onmisbare rol. Slimme ICT is hier dus nodig voor effectieve informatievoorziening en communicatie."

---------------------------------------------------------

Over SmartDocuments SmartDocuments is een complete software oplossing voor het maken van documenten en klantcommunicatie. Met SmartDocuments heeft u één omgeving voor al uw huisstijl-, bedrijfs en processjablonen. Organisaties die met SmartDocuments werken, profiteren van efficiënt werken en eenvoudig sjabloonbeheer. De kracht van SmartDocuments is de mogelijkheid tot integratie met uw ICT-architectuur. SmartDocuments heeft vele standaard integraties gerealiseerd met diverse DMS, CRM, ERP en zaak-systemen. Hierdoor kunnen reeds vastgelegde gegevens worden gevuld in documenten.

Over Lost Lemon Lost Lemon combineert haar kennis van het sociale domein en ICT-gebied in innovatieve ICT oplossingen. Met onze ICT oplossingen kunt u doorgroeien, ook als de omgeving en organisatie verandert.  Lost Lemon ontwikkelt haar oplossingen namelijk vanuit uw doel (mensen te allen tijde de juiste hulp en zorg bieden) en niet vanuit de organisatievorm. Onze oplossingen zijn inrichtingsvrij en toekomstvast. Wij zijn klaar voor elke verandering!
In ons beproefde MensCentraal concept staat het verbinden centraal: het verbinden van zowel mensen als systemen. Hierbij is ons uitgangspunt meer samenhang tussen werk, welzijn en zorg te realiseren en minder kosten.

Voor redactionele informatie:
Tim van Klaveren - SmartDocuments Nederland B.V. - Keulenstraat 7B - 7418 ET Deventer - T. (+31) 570 67 24 64 - E.  tvanklaveren@smartdocuments.nl   W.   www.smartdocuments.nl

SmartDocuments compliant aan KING standaard voor documentcreatie

Deventer - 19 december 2014 - SmartDocuments is met zijn documentcreatie­software door KING (Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten) volledig compliant bevonden aan de nieuwste standaard van DocumentCreatie Services. Deze compliancy garandeert gemeenten dat de SmartDocuments software geschikt is voor de gangbare ICT-platformen en samenwerkt met andere applicaties die in gebruik zijn bij de gemeenten en ook deze standaard ondersteunen. "Dit is een prettige erkenning voor ons dagelijks streven om onderscheidende en gebruiksvriendelijke documentcreatie software te ontwikkelen", aldus Marco Drost, directeur van SmartDocuments.

De compliance heeft betrekking op de laatste versie van SmartDocuments Web editie en is uitvoerig getest op alle eisen die van toepassing zijn op de KING richtlijnen volgens DocumentCreatie Services 1.0 en 1.1. Deze standaard van KING richt zich op de uitwisseling van informatie en het gebruik van gegevens uit basisregistraties en zaakgerelateerde systemen.

Een probleemloze uitwisseling is belangrijk, zeker met de op handen zijnde decentralisaties en veelvuldig voorkomende samenwerkingsverbanden. Marco Drost, directeur SmartDocuments: "In het hele decentralisatieproces speelt samenwerking tussen partijen een belangrijke rol. Eén van de zaken die snel en relatief eenvoudig kunnen worden opgepakt, betreft de communicatie van en naar alle betrokkenen. Als je dit slim aanpakt, scheelt dat veel geld en tijd. Door betere kwaliteit en hogere snelheid van de administratieve verwerking worden gezinnen beter en sneller geholpen. En dat is ons gezamenlijke doel."

Dat SmartDocuments nu voldoet aan de eisen van KING met betrekking tot de DocumentCreatie standaard, biedt gemeenten en (semi-)overheidsinstellingen zekerheid op foutloze document- en informatie-uitwisseling. "Ook biedt het grote voordelen op het gebied van uniformiteit en kostenbeheersing. Het geeft gebruikers de zo gewenste zekerheid dat alle organisatiecorrespondentie zowel inhoudelijk als qua uitvoering voldoet aan de wet- en regelgeving inclusief de beleidsregels van de eigen organisatie. Daarmee wordt een belangrijk aspect van de problematiek, namelijk het efficiënt en effectief communiceren van informatie tussen belanghebbenden, ondervangen", aldus Drost.

Doordat SmartDocuments aan de KING-standaard voldoet biedt het gemeenten een Standaard UitwisselingsFormaat (StUF). Behalve de genoemde voordelen als uniformiteit en kostenbesparing biedt compliancy aan de KING-standaard ook nog andere praktische voordelen. Drost: "Het maakt onze software eenvoudig toepasbaar binnen ICT-landschappen en andere applicaties die deze standaard ook ondersteunen. Bovendien zorgen de StUF-koppelingen ervoor dat de implementatietijd van een eerste testfase flink wordt verkort."

SmartDocuments Nederland B.V. - Keulenstraat 7B - 7418 ET Deventer. Telefoon: 0570 - 67 24 64 - www.smartdocuments.nl

Noot voor de redactie: SmartDocuments SmartDocuments is een complete software oplossing voor het maken van documenten en klantcommunicatie.
Met SmartDocuments heeft u één omgeving voor al uw huisstijl-, bedrijfs- en processjablonen. Organisaties die met SmartDocuments werken, profiteren van efficiënt werken en eenvoudig sjabloonbeheer. De kracht van SmartDocuments is de mogelijkheid tot integratie met uw ICT-architectuur. SmartDocuments heeft vele standaard integraties gerealiseerd met diverse DMS, CRM, ERP en zaak-systemen. Hierdoor kunnen reeds vastgelegde gegevens worden gevuld in documenten.

KING KING is het Kwaliteitsinstituut van de Gemeenten en is van en voor gemeenten. KING richt zich op het verbeteren van de dienstverlening en bedrijfsvoering van gemeenten ten behoeve van hun burgers en bedrijven. KING heeft met leveranciers afspraken gemaakt over de ontwikkeling en het gebruik van standaarden.

DocumentCreatie Services In diverse processen bij de gemeenten worden documenten gebruikt. Door DocumentCreatie Services worden reeds vastgelegde gegevens uit bijvoorbeeld de basisregistraties automatisch gevuld in documenten. Door DocumentCreatie zijn documenten makkelijk te maken, met minder fouten en de huisstijl wordt automatisch toegepast. De standaard voor DocumentCreatie Services sluit aan op zaakgericht werken binnen gemeenten, het zorgt voor een standaard gegevensuitwisseling tussen applicaties en de DocumentCreatie Applicatie. Documenten worden als een ‘direct-klaar-product' beschikbaar gesteld.

Voor redactionele informatie:
Tim van Klaveren - SmartDocuments Nederland B.V. - Keulenstraat 7B -
7418 ET Deventer - T.: (+31) 570 67 24 64 -
E.: tvanklaveren@smartdocuments.nl - W.: www.smartdocuments.nl
Influx PR, Jakob Brons, 055 366 3034, E-mail: smartdocuments@influx-pr.com

SmartDocuments tekent KING-convenant voor Documentcreatie Services

Deventer, 5 februari 2014 -- SmartDocuments heeft het addendum op het KING-convenant ondertekend. Officieel ondersteunt SmartDocuments nu de door KING samengestelde standaard voor de levering van diensten aan gemeenten betreffende documentcreatie.

De mens als uitgangspunt en optimaal contact met de burger is voor zowel gemeenten als SmartDocuments belangrijk. Door de convenantondertekening wil SmartDocuments samen met gemeenten bouwen aan optimale dienst- en hulpverlening.

Het nieuwe addendum heeft betrekking op het thema Documentcreatie Services. Hierin zijn afspraken gemaakt over het voldoen aan standaarden voor proces- en ICT-integratie. Bij de ontwikkeling van de software houdt SmartDocuments rekening met de KING-richtlijnen. De overeenkomst biedt gemeenten een startpunt voor verdere verbetering van de elektronische dienstverlening op het gebied van documentcreatie.

KING en de elektronische overheidHet Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) ondersteunt gemeenten bij de overgang naar een toekomstbestendige elektronische overheid, ook wel operatie NUP (het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid) genoemd. Door leveranciers en gebruikersverenigingen al in een vroeg stadium bij de ontwikkeling van standaarden te betrekken, hoopt KING dat gemeenten de zogeheten bouwstenen van het NUP sneller en eenvoudiger in gebruik kunnen nemen. Er zijn afspraken gemaakt over releaseplanningen, kennisuitwisseling, adoptie en (door)ontwikkeling van standaarden. SmartDocuments is vanaf de start actief betrokken bij operatie NUP.

Vincent Boshoven, productmanager bij SmartDocuments: "De ondertekening van het convenant is voor SmartDocuments een vanzelfsprekende stap in de bijdrage aan de ontwikkeling van de KING-standaard voor Documentcreatie. Het ondersteunen van de standaard biedt de gemeenten de mogelijkheid om meer zaaksystemen en de taakspecifieke systemen aan te sluiten op de SmartDocuments-services voor documentcreatie. SmartDocuments deelt kennis en ervaring over de behoeften bij de verschillende documentcreatieprocessen zodat de standaard aansluit bij de ambities en uitdagingen van de gemeenten."

SmartDocuments Nederland B.V. - Keulenstraat 7B - 7418 ET Deventer. Telefoon: 0570 - 67 24 64 - www.smartdocuments.nl

Tof Thissen, algemeen directeur King (links) en Vincent Boshoven, productmanager SmartDocuments tijdens de ondertekening van het King-convenant.

Over SmartDocuments
SmartDocuments is de software oplossing voor outputmanagement, documentcreatie en huisstijlbeheer. Met SmartDocuments is het mogelijk snel en foutloos documenten te maken in de eigen huisstijl en deze vervolgens automatisch te produceren, printen, publiceren of bijvoorbeeld als email versturen. SmartDocuments is een totaaloplossing voor het maken van documenten die zowel ad-hoc als automatisch gegenereerd worden (on demand & batch documenten.

De eindgebruiker maakt gebruik van de SmartDocuments Wizard. Met deze Wizard kan stap voor stap een compleet document worden opgebouwd. Knippen en plakken is hierdoor voorgoed verleden tijd! Het resultaat is minder fouten en de huisstijl wordt automatisch op de juiste manier toegepast. SmartDocuments biedt één omgeving voor alle huisstijl- en processjablonen voor het creëren van eenvoudige tot zeer complexe documenten.

SmartDocuments integreert naadloos met bestaande DMS, mid office en back office systemen zoals JD Edwards, SAP, SharePoint, Corsa, FileNet, Verseon, Decos, D!mpact en eDocs. SmartDocuments helpt om effectiever en efficiënter om te gaan met uitgaande documentstromen en meer grip te krijgen op de klantcommunicatie.

Ook voor organisaties die in diverse talen communiceren is SmartDocuments de eenvoudige oplossing.

Werken met SmartDocuments betekent sneller werken, eenduidiger correspondentie èn minder kans op fouten. Momenteel gebruiken ministeries (o.a. Financiën), diverse provincies, gemeentes en waterschappen SmartDocuments. Binnen bedrijfsleven en overheden wordt SmartDocuments op dit moment ingezet in 75 landen en 6 continenten.www.smartdocuments.nl/markten/publieke-sector

Voor meer informatie: SmartDocuments Nederland, Tim van Klaveren, 0570 672 464, E-mail: tvanklaveren@smartdocuments.nl of
Influx PR, Jakob Brons, 055 366 3034, E-mail: smartdocuments@influx-pr.com

Woonbedrijf bespaart met SmartDocuments 250.000 euro op documentcreatie vanuit SAP

Integratie SAP en SmartDocuments document composition met XML

DEVENTER - 25 april 2013 – Woonbedrijf Eindhoven, met 450 medewerkers en 31.000 huizen in beheer de grootste woningcorporatie in Brabant, heeft met de integratie van SAP en SmartDocuments, de document composition tool van het gelijknamige bedrijf uit Deventer, initieel 250.000 euro bespaard. ‘En dat alleen al op de kosten die we anders hadden moeten maken om 120 documenttypen in SAP aan te maken’, aldus Monique Wacht, applicatie- en database beheerder bij Woonbedrijf Eindhoven. ‘De daadwerkelijke besparing is dus nog veel groter, want de kosten voor regulier onderhoud en mutaties zijn hierin nog niet eens meegenomen.’

De koppeling die Woonbedrijf heeft gerealiseerd tussen de SmartDocuments Document Composition software en SAP op basis van XML heeft het woonbedrijf dus zeker geen windeieren gelegd. ‘En zo zijn er veel meer bedrijven en instellingen die vaak nog zwaar onderschatten wat de winsten zijn die je kunt bereiken met een goed georganiseerde output management strategie, inclusief business correspondence’, zegt directeur SmartDocuments, Marco Drost. ‘Onderzoek dat Strategy Partners Nederland vorig jaar voor ons heeft uitgevoerd heeft uitgewezen dat zo’n driekwart van de ondervraagden geen idee had van de kosten of mogelijke besparingen met uitgaande documenten op het gebied van klantcommunicatie, de zogenaamde business correspondence. Dat geeft aan dat, zeker in deze tijd waarin bedrijven op zoek zijn naar hogere efficiency en besparingen, hier nog grote kansen liggen. Een besparing van 250.000 euro is niet iets om te onderschatten, lijkt mij. Woonbedrijf Eindhoven is een prachtig voorbeeld van hoe je snel en efficiënt je uitgaande correspondentie, met in dit geval de huurders, op orde kunt krijgen en met relatief kleine investeringen grote besparingen kunt realiseren. Door de automatisering en standaardisering van het documentproces is er een directe besparing mogelijk op de kosten van documentcreatie. Uit onafhankelijk onderzoek blijkt dat door gebruik te maken van SmartDocuments 7 euro per document wordt bespaard en de consistentie en kwaliteit van de klantcommunicatie wordt verbeterd. Door een integratie van SmartDocuments met een Document Management Systee (DMS), bespaart de gebruiker ook op de (fysieke) opslag van de documenten.’

EINDE PERSBERICHT

Bericht voor de redactie
Voor meer informatie kunt u kijken op: http://www.smartdocuments.nl/software/bespaar-met-smartdocuments?Lang=nl-

Over SmartDocuments Nederland

SmartDocuments Nederland is een toonaangevend leverancier van outputmanagement en documentgeneratie-oplossingen. Documentcreatie (of generatie) is een vaak onderschat probleem binnen bedrijven en organisaties. Medewerkers zijn daardoor regelmatig bezig met ‘knippen en plakken’ en met Word-sjablonen om offertes, contracten of andere belangrijke uitgaande documenten te maken. Dat kost veel extra tijd, is foutgevoelig en is bovendien een dure oplossing. Daarbij komt dat het beheer van dergelijke ad hoc oplossingen bijzonder lastig is en complex.

Met de SmartDocuments suite beschikt de gebruiker over een consistent en betrouwbaar platform dat direct zowel aan alle wet- en regelgeving voldoet als aan de voorwaarden m.b.t. bedrijfsregels en huisstijl voor uitgaande documenten. Met het SmartDocuments platform heeft het Deventer bedrijf een fors aandeel in de Nederlandse (overheids)markt veroverd. Maar ook diverse multinationals hebben de voordelen van SmartDocuments ontdekt en ook internationaal timmert het bedrijf hard aan de weg. Onlangs is een groot contract afgesloten met een provinciale Zweedse overheid waarbij 6000 gebruikers in zeer korte tijd zijn aangesloten op het SmartDocuments platform. Daarbij was de kostenbesparing aanzienlijk: 90.000 manuren per jaar!

Voor meer informatie:

SmartDocuments Nederland:

Tim van Klaveren, 0570 672 464,
E-mail: tvanklaveren@smartdocuments.nl