Beveiliging en toegankelijkheid documenten steeds belangrijker in Noorwegen

I.R.I.S. Nordics - WorkSite Customer Forum

Meerssen / Oslo, 11 april 2014  --  I.R.I.S. heeft, samen met partner HP, eind maart in Oslo het WorkSite Customer Forum gehouden. Maar liefst 25 klanten waren aanwezig , ruim 75% van de klanten was hiermee vertegenwoordigd. Het evenement werd gehouden in het indrukwekkende nieuwe kantoor van Deloitte.

In de opzet van een roundtable presentatie is de aanwezige klanten en prospects inzicht geboden in de actuele stand van zaken met betrekking tot HP's WorkSite en de specifieke kennis zoals die door I.R.I.S. wordt ingebracht voor de professional services sector, waaronder de advocatuur en accountancy. Onderwerpen die de revue passeerden waren: 'best practices' rondom samenvoegingen van organisaties, upgrades naar WorkSite 9 maar ook de roadmap van HP en nieuwe I.R.I.S. producten zoals de Mini Portal, Security Console en de Reporting Tool kwamen uitgebreid aan bod.

Strengere richtlijnen voor beveiliging op documenten
Toegankelijkheid en beveiliging van documenten is voor Noorse advocaten- en accountancykantoren van essentieel belang. Noorwegen loopt qua wet- en regelgeving voorop als het om beveiliging en autorisatie van documenten gaat.
Peter van Dam, Operations Manager I.R.I.S. Nordics: "Bij de initiële implementaties van WorkSite was het destijds gebruikelijk om te kiezen voor een redelijk "open" security structuur. Onder invloed van de nieuwe security richtlijnen dient dit omgezet te worden naar een meer "gesloten" structuur. Normaliter is dit een ingrijpende implementatie. Onze klanten waren dan ook enthousiast over de tooling -  zoals de Security Console en de Security Changer - die wij in een vroeg stadium hebben ontwikkeld. Hierdoor blijft de impact tot een minimum beperkt en kunnen klanten ook in de toekomst flexibeler inspelen op ad hoc gewenste aanpassingen."

Rapportages uit WorkSite
Een andere ontwikkeling waar de klanten zeer enthousiast over zijn, is de I.R.I.S. Reporting Tool. Door Deloitte - die de tool intensief inzet - is een presentatie gegeven. De I.R.I.S. Reporting Tool zorgt ervoor dat informatie uit WorkSite wordt opgehaald, gefilterd, gesorteerd en geëxporteerd wordt op basis van vooraf gedefinieerde en continu bijgewerkte gegevens. Het genereert daarmee actuele en interpreteerbare gegevens die perfect bruikbaar voor management rapportagedoeleinden zijn. De mogelijkheden zijn eindeloos: voorbeelden zijn HR, Knowledge Management en document retrieval maar ook zaken als ‘oneigenlijk gebruik', ondersteuning van audits en het meten van de gebruikersadoptie bij nieuwe klanten.

HP Roadmap
Stephen Murphy, Director - Sales, ECM at HP, gaf een update over de ontwikkelingen bij HP op het gebied van ECM- oplossingen. Met  name onderwerpen als Cloud, Hosting,  Mobility, Collaboration, Knowledge Management en Enterprise Search wekten veel interesse en sloten naadloos aan bij de uitdagingen van de aanwezig kantoren.
Jeroen den Exter, directeur Operations van I.R.I.S. Nederland BV, kijkt met genoegen terug op het evenement. "Het is prettig te constateren dat deze roundtable sessies veel interesse hebben en dat de usergroup bij onze Noorse klanten ook daadwerkelijk invulling geeft aan onze doelstelling: voortdurend anticiperen en aansluiten op de ontwikkelingen bij onze klanten."

I.R.I.S. Nederland BV - Markt 10 - 6231 LS Meerssen
Tel: +31 (0) 43 408 6600 - Fax: + 31 (0) 43 408 6609 -
e-mail: info@iriscorporate.com internet: www.ecm.irislink.com -www.iriscorporate.com.

Over I.R.I.S.
I.R.I.S. heeft als missie de productiviteit en knowhow van haar klanten te verhogen door hen te helpen hun documenten, gegevens en informatie beter te beheren.
I.R.I.S. Products & Technologies ontwikkelt technologieën en producten op het gebied van Intelligente Documentherkenning en commercialiseert haar productportefeuille op wereldwijde schaal aan de hand van krachtige partnerships.
I.R.I.S. Professional Solutions biedt ondernemingen en overheden de kans binnen één enkele onderneming innoverende knowhow en spitstechnologie te vinden voor een doeltreffend beheer van hun documenten, informatiestromen en informatica-infrastructuur.
Bij I.R.I.S. zijn meer dan 500 personen werkzaam, verdeeld over vestigingen in Louvain-la-Neuve, Vilvoorde en Brasschaat (België), Orly (Frankrijk), Windhof (Luxemburg), Amsterdam en Meerssen (Nederland), Aken (Duitsland), Delray Beach (Florida, Verenigde Staten), Hong Kong (China), Oslo (Noorwegen) en Kopenhagen (Denemarken).
Meer informatie op: www.ecm.irislink.com en www.iriscorporate.com.

Voor redactionele informatie:  
Influx PR - Jakob Brons - tel.: 055 366 3034 - e-mail: jakob@influx-pr.com.

Lydian kiest voor WorkSite en I.R.I.S.

Meerssen, 2 januari 2014 -  Het Belgisch, onafhankelijk, full-service advocatenkantoor Lydian heeft een succesvolle implementatie van WorkSite achter de rug. Dankzij de professionele begeleiding van I.R.I.S. beschikken de meer dan 90 medewerkers sinds enkele maanden over een van de meest geavanceerde toepassingen voor het volledig digitaal beheer van alle dossiers. Onder andere vlot e-mailmanagement, een pijnpunt van de vorige toepassing, is dankzij WorkSite een realiteit.

Voor de keuze van het nieuwe Document Management Systeem (DMS) werd niet over één nacht ijs gegaan. Lydian trok een externe consultant aan om onder andere behoeftes, pijnpunten en wensen in kaart te brengen en te evalueren. Het resultaat was een lijvig document met een duidelijke aanbeveling: Worksite als nieuw DMS omwille van zijn bewezen, stabiele werking met vlotte e-mailmanagement mogelijkheden, een specifieke ‘eis' van alle gebruikers.

"De keuze voor I.R.I.S. lag vervolgens voor de hand, gezien de expertise en ervaring van het bedrijf ter zake", situeert Patrick Franssens, COO van Lydian."Daarenboven werkte onze recent aangetrokken IT Manager, Jan Vanherpe, in een niet zover verleden met I.R.I.S. aan een gelijkaardig project. Hij was overtuigd van de mogelijkheden van het bedrijf om Lydian bij te staan bij de implementatie van deze toepassing, zo relevant voor en rakend aan onze core business."

"Belangrijke reden voor de keuze voor WorkSite is vooral het gebruiksgemak en de manier waarop de toepassing aansluit bij de werkwijze van advocaten", licht Jan Vanherpe toe. "De conversie van het vorige document managementsysteem naar WorkSite leverde geen problemen op waardoor alle oude dossiers nu in WorkSite zijn opgeslagen. Dat was een absolute voorwaarde. Maar ook de integratie met e-mailmanagement en het gebruik blijkt eenvoudig."
Vanherpe gaat enthousiast verder: "In de praktijk blijk e-mailmanagement heel eenvoudig. Via de Outlook-plugin zoeken de gebruikers in dossiers. Klassement en opslaan gaan nu sneller en makkelijker dan voorheen. Het op een vlotte manier verwerken van mails en documenten is dan ook spectaculair gestegen. Na de implementatie van WorkSite is de optimalisatie van deze investering belangrijk. Fine tunen is de enige nazorg die we nu hebben."

Franssens sluit zich daarbij aan: "Lydian wil ‘lean and mean' werken. Dat blijkt ook uit onze keuze voor WorkSite en de implementatiepartner; vanuit een beperkte IT-capaciteit op een pragmatische wijze kiezen voor best practices. Steeds met het oog op de behoeftes van onze eindgebruiker! Lydian heeft bewust geïnvesteerd in een applicatie voor de toekomst. In een volgende fase gaan we deze wellicht ook mobiel beschikbaar maken. I.R.I.S.  bleek in dit traject een goede en betrouwbare partner."

"Sterk betrokken bij de implementatie en vooral goed weten wat het kantoor wil, dat is kenmerkend voor Lydian", concludeert Rick Gruijters, Sales Manager I.R.I.S. Nederland. "Die gerichte aanpak heeft er ook en vooral toe geleid dat Lydian de ‘Smart ECM Implementation Award' kreeg uitgereikt tijdens het laatste I.R.I.S. Customer Event, vanwege de voortvarende implementatie van WorkSite aan de hand van I.R.I.S. best practices. Opvallend was de zeer goede wisselwerking tussen IT en Lydian's advocaten. Efficiënt dossierbeheer was het doel, zonder omwegen hebben ze dit als team gerealiseerd."

I.R.I.S. Nederland BV - Markt 10 - 6231 LS Meerssen
Tel: +31 (0) 43 408 6600 - Fax: + 31 (0) 43 408 6609 -
e-mail: info@iriscorporate.com internet: www.ecm.irislink.com -www.iriscorporate.com.

Over I.R.I.S.
I.R.I.S. heeft als missie de productiviteit en knowhow van haar klanten te verhogen door hen te helpen hun documenten, gegevens en informatie beter te beheren.
I.R.I.S. Products & Technologies ontwikkelt technologieën en producten op het gebied van Intelligente Documentherkenning en commercialiseert haar productportefeuille op wereldwijde schaal aan de hand van krachtige partnerships.
I.R.I.S. Professional Solutions biedt ondernemingen en overheden de kans binnen één enkele onderneming innoverende knowhow en spitstechnologie te vinden voor een doeltreffend beheer van hun documenten, informatiestromen en informatica-infrastructuur.
Bij I.R.I.S. zijn meer dan 500 personen werkzaam, verdeeld over vestigingen in Louvain-la-Neuve, Vilvoorde en Brasschaat (België), Orly (Frankrijk), Windhof (Luxemburg), Amstelveen en Meerssen (Nederland), Aken (Duitsland), Delray Beach (Florida, Verenigde Staten), Hong Kong (China), Oslo (Noorwegen) en Kopenhagen (Denemarken).
Meer informatie op: www.ecm.irislink.com en www.iriscorporate.com.

Voor redactionele informatie:  
Influx PR - Jakob Brons - tel.: 055 366 3034 - e-mail: jakob@influx-pr.com.

I.R.I.S. breidt WorkSite uit bij Lexence

Amsterdams advocaten-  en notarissenkantoor gaat mobiele toepassing implementeren.

Amsterdam, 20 december 2013 - Lexence, het Amsterdamse advocaten- en notarissenkantoor gespecialiseerd in vastgoed en ondernemingsrecht, heeft het aantal licenties voor HP Autonomy WorkSite uitgebreid vanuit de ambitie om het DMS (document managementsysteem) kantoorbreed in te zetten. Daarnaast zal Lexence ook de mobiele toepassing van WorkSite implementeren.
I.R.I.S., gespecialiseerd in Intelligente Documentherkenning (IDR), Enterprise Content Management (ECM) en complexe infrastructuur voor Informatie- en Communicatietechnologie (ICT), zal deze uitbreiding en de implementatie verzorgen.

Door functionele uitbreiding van WorkSite en organisatiebrede inzet van het DMS met  een specifieke contextuele inrichting kunnen stafafdelingen binnen Lexence, van HR tot en met ICT, van dezelfde voordelen gebruik gaan maken als de juridische collega's. Tot nu toe werd WorkSite gebruikt voor de werkomgeving van advocaten en notarissen, waarbij de cliënt en het dossier centraal staan. Die omgeving wordt nu ook uitgebreid met de mobiele toepassing WorkSite Mobility zodat alle juristen de dossiers van relaties direct en altijd op hun tablet beschikbaar hebben.

Volgens Matthijs Zegwaard, ICT-manager bij Lexence, is het belangrijk voor de partners binnen Lexence om meer en courante informatie beschikbaar te hebben. "Op locatie directe beschikbaarheid van en toegang tot dossiers en juridische informatie via tablets. De focus ligt vooral op het informeren tijdens gesprekken en informatie ontsluiten op het moment dat je niet op kantoor bent. Maar dat moet wel op een gebruiksvriendelijke en veilige manier zoals op dit moment. Wellicht gaan de partners het daarna ook in de rechtszaal gebruiken."

WorkSite wordt door Zegwaard omschreven als een volwassen en stabiel product met goed e-mailmanagement en een goede gebruikservaring. "Daarom willen we nu ook investeren in mobiele toepassingen en het beheren daarvan. Oplossingen waar de informatie goed beveiligd is en de tablet naast of aanvullend op de kantoor- en thuiswerkplek is te gebruiken."

"Het is goed om te zien dat Lexence op basis van opgedane ervaring de volgende stappen met WorkSite wil zetten", reageert Rob van der Drift, Sales Accountmanager I.R.I.S. Nederland. "Met de uitbreiding van het aantal licenties en de uitgebreide uitrol binnen de organisatie geeft Lexence verder invulling aan haar informatiestrategie."

I.R.I.S. Nederland BV - Markt 10 - 6231 LS Meerssen Tel: +31 (0) 43 408 6600 - Fax: + 31 (0) 43 408 6609 - e-mail: info@iriscorporate.com internet: www.ecm.irislink.com -www.iriscorporate.com.

Over I.R.I.S.
I.R.I.S. heeft als missie de productiviteit en knowhow van haar klanten te verhogen door hen te helpen hun documenten, gegevens en informatie beter te beheren.
I.R.I.S. Products & Technologies ontwikkelt technologieën en producten op het gebied van Intelligente Documentherkenning en commercialiseert haar productportefeuille op wereldwijde schaal aan de hand van krachtige partnerships.
I.R.I.S. Professional Solutions biedt ondernemingen en overheden de kans binnen één enkele onderneming innoverende knowhow en spitstechnologie te vinden voor een doeltreffend beheer van hun documenten, informatiestromen en informatica-infrastructuur.
Bij I.R.I.S. zijn meer dan 500 personen werkzaam, verdeeld over vestigingen in Louvain-la-Neuve, Vilvoorde en Brasschaat (België), Orly (Frankrijk), Windhof (Luxemburg), Amstelveen en Meerssen (Nederland), Aken (Duitsland), Delray Beach (Florida, Verenigde Staten), Hong Kong (China), Oslo (Noorwegen) en Kopenhagen (Denemarken).
Meer informatie op: www.ecm.irislink.com en www.iriscorporate.com.

Voor redactionele informatie:  
Influx PR - Jakob Brons - tel.: 055 366 3034 - e-mail: jakob@influx-pr.com.