In Person maakt gebruik van IntraOffice
van IntraData
(onderdeel van de Solipsisgroep) voor volledige digitalisering van het
uitzendproces, waaronder het digitaal rechtsgeldig ondertekenen van arbeidscontracten
en overige documenten en het elektronisch archiveren hiervan. Na een
persoonlijke intake hoeven flexkrachten
niet meer fysiek langs te komen op een van de vestigingen. Zij kunnen het contract
thuis, op de tablet of smartphone ondertekenen. In Person ziet IntraOffice als
een onderscheidende tool om flexkrachten in een sterk competitieve markt beter en
sneller aan zich te binden. In een wereld die steeds mobieler wordt is het
belangrijk om flexkrachten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en snel te kunnen handelen.
In Person is uitgegroeid van klassiek
uitzendbureau naar een specialist in flexibele arbeid met focus op in-house (70%
van de omzet). In Person biedt hiervoor een breed portfolio van detacheren, uitzenden,
mobiliteit tot en met recruitment. “De markt gaat goed, e-commerce gaat heel
hard en ook het aantal medewerkers groeit gestaag”, aldus Ralph Hoogerhuis,
financieel directeur bij In Person. “Op dit moment heeft In Person zo’n 250
mensen in dienst en gaat dit jaar naar verwachting de 160 miljoen euro omzet overstijgen.
Een mooie groei, maar dit maakt het tevens belangrijk om steeds efficiënter te
opereren. Dat kan alleen door op veel vlakken processen te automatiseren.” Dit
was dan ook de aanleiding voor In Person om op zoek te gaan naar een oplossing
voor het digitaal afhandelen van documenten in het uitzendproces. Hoogerhuis:
“De markt vereist dit inmiddels en zonder automatisering is de efficiency en effectiviteit
niet te waarborgen en verlies je de concurrentieslag. We zitten nu in de fase
dat we bij tenders als serieuze speler worden meegenomen tussen de grotere partijen.
We zijn trots dat we onlangs de RAI als organisatie hebben kunnen bijtekenen
als nieuwe klant.”
Duidelijke business case
De business case voor In Person is
duidelijk. Flexkrachten hoeven nog maar één keer op locatie te komen en dat is
tijdens de intake. Hoogerhuis: “Wij hechten nog steeds veel waarde aan persoonlijk
contact, dus deze eenmalige persoonlijke kennismaking houden we in stand, de
rest van het uitzendproces is nu volledig gedigitaliseerd met IntraOffice. Ander
voordeel is de digitale borging van documenten. Voorheen deden we alles
handmatig. Nu beschikken we over een digitaal archief in plaats van hard copy
op papier, waardoor de documenten nu altijd en overal digitaal beschikbaar zijn.
Bovendien hebben we in één oogopslag inzichtelijk wat wel/niet op orde is. Hiervoor
hoeven we niet meer een heel dossier door te spitten, wat altijd heel
bewerkelijk was. Nog een pluspunt is de mogelijkheid van IntraOffice om met één
handtekening meerdere documenten te kunnen ondertekenen.”
Bottom-up
Hoogerhuis is tevreden over de samenwerking met
IntraData evenals over de kwaliteit van de IntraOffice-oplossing. “Het mooie is
bovendien dat dit niet top-down is opgelegd, maar bottom-up vanuit
verschillende wensen van onze vestigingen. Het allereerste contact met
IntraData dateert alweer van een tijdje terug en verliep via een van onze
medewerkers. Hij liep in zijn dagelijkse praktijk tegen een aantal zaken aan en
uitte de wens om te komen tot een werkwijze die los van personen effectief en
efficiënt is. We vonden in IntraData
de juiste strategische partner.”
Voor de toekomst heeft In Person de wens om ook de
dossiers van de eigen medewerkers te digitaliseren via het IntraOffice portal. “Ons
hoofdkantoor zit in Enschede. Voor onze mensen in de Randstad, niet echt in de
buurt. Digitalisering van hun dossiers betekent ook intern een efficiencyslag
en snel kunnen schakelen”, aldus Hoogerhuis.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten