Carerix sluit partnership met Stiply voor eenvoudig online ondertekenen van contracten

Orde in ondertekenproces door middel van rechtsgeldige, digitale krabbel

Carerix, leverancier van recruitmentoplossingen voor corporate recruiters en intermediairs, is een samenwerking aangegaan met Stiply, om een einde te maken aan de administratieve rompslomp rondom het afhandelen en ondertekenen van contracten binnen het recruitmentproces. De ondertekenaars hoeven een contract niet meer te printen, te ondertekenen, te scannen, of - nog erger - per post terug te sturen. Alle bijlagen (doc of pdf) in Carerix kunnen via Stiply veilig en snel digitaal, rechtsgeldig worden ondertekend. Stiply is volledig geïntegreerd in het Carerix-platform en via een extra tab toegankelijk vanuit de bestaande Carerix-interface.

Digitale krabbel

Digitaal ondertekenen met Stiply vereist geen uitgebreide technische kennis. De recruiter uploadt de documenten die ondertekend moeten worden binnen het Carerix-platform naar Stiply. Vervolgens geeft hij aan waar de ondertekenaar zijn handtekening moet zetten en verstuurd het met één klik. De ondertekenaar krijgt een mailtje met daarin de link naar het document. Zonder in te loggen kan hij of zij het document direct online bekijken en via het touchscreen op de smartphone of tablet of met de muis een handtekening zetten. Deze ‘digitale krabbel’ wordt opgeslagen, waarna ook nog een elektronische handtekening wordt gezet via versleuteling. Dit laatste geeft 100% garantie dat er na de ondertekening niets meer aan het document kan worden veranderd. Bij elke bit die wijzigt, breekt het elektronische seal.

Meerdere ondertekenaars

Beide partijen krijgen het ondertekende document vervolgens per mail toegestuurd. Het is mogelijk om het document door meerdere partijen te laten ondertekenen. Hierbij wordt de eerste ondertekenaar gevraagd om een verificatie per sms. Voor de tweede en derde ondertekenaar is de sms-verificatie optioneel, zodat recruiters niet iedere keer opnieuw een code hoeven in te voeren. Naast de arbeidsovereenkomst kunnen andere documenten worden ondertekend met Stiply zoals opdrachtbevestigingen of urenbriefjes/maandstaten. Maar ook het tekenen voor ontvangst van een telefoon van de zaak, een leaseauto, sleutels, kluisje of NS-businesscard kan snel en eenvoudig via Stiply.

Overzicht

Stiply houdt in een overzichtsscherm bij hoever het ondertekenproces is en welke verzoeken nog uitstaan. Ook krijgt de verzender een melding wanneer iemand traag reageert, zodat hij een reminder kan sturen. Zodra alle documenten zijn ondertekend, krijgt de verzender hiervan automatisch bericht en worden de ondertekende documenten opgeslagen in het systeem. Nog een voordeel is dat correspondentiemails in Stiply in tien talen beschikbaar zijn. De taal is per ondertekenaar in te stellen.

“Stiply is geboren uit mijn wens als ex-IT-advocaat om juridische zaken eenvoudiger te maken en bij te dragen aan het verminderen van papierverbruik”, aldus Joost Kuhlmann, medeoprichter van Stiply. “Er wordt in allerlei sectoren nog steeds veel papier verspild met het zetten van handtekeningen. Ook binnen arbeidsbemiddeling en recruitment circuleren hele pakken papier. Carerix heeft een mooi platform en grote klantnamen. Na een aantal succesvolle pilots met klanten en veel positieve feedback is de Stiply nu volledig geïntegreerd binnen de Carerix-omgeving.”

Arco Westbroek, Chief Product Owner bij Carerix: “De samenwerking met Stiply draagt bij aan de visie van Carerix om zoveel mogelijk relevante out-of-the-box integraties voor klanten te realiseren met gespecialiseerde partners. Integraties die passen in het primaire proces van onze klanten waarin het digitaliseren van repeterende processen een belangrijke rol speelt. De recruiter kan zich dan focussen op de sociale engagement van het vak.”

Flexorganisatie In Person digitaliseert uitzendproces met IntraOffice van IntraData

In Person maakt gebruik van IntraOffice van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep) voor volledige digitalisering van het uitzendproces, waaronder het digitaal rechtsgeldig ondertekenen van arbeidscontracten en overige documenten en het elektronisch archiveren hiervan. Na een persoonlijke intake hoeven flexkrachten niet meer fysiek langs te komen op een van de vestigingen. Zij kunnen het contract thuis, op de tablet of smartphone ondertekenen. In Person ziet IntraOffice als een onderscheidende tool om flexkrachten in een sterk competitieve markt beter en sneller aan zich te binden. In een wereld die steeds mobieler wordt is het belangrijk om flexkrachten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn  en snel te kunnen handelen.

In Person is uitgegroeid van klassiek uitzendbureau naar een specialist in flexibele arbeid met focus op in-house (70% van de omzet). In Person biedt hiervoor een breed portfolio van detacheren, uitzenden, mobiliteit tot en met recruitment. “De markt gaat goed, e-commerce gaat heel hard en ook het aantal medewerkers groeit gestaag”, aldus Ralph Hoogerhuis, financieel directeur bij In Person. “Op dit moment heeft In Person zo’n 250 mensen in dienst en gaat dit jaar naar verwachting de 160 miljoen euro omzet overstijgen. Een mooie groei, maar dit maakt het tevens belangrijk om steeds efficiënter te opereren. Dat kan alleen door op veel vlakken processen te automatiseren.” Dit was dan ook de aanleiding voor In Person om op zoek te gaan naar een oplossing voor het digitaal afhandelen van documenten in het uitzendproces. Hoogerhuis: “De markt vereist dit inmiddels en zonder automatisering is de efficiency en effectiviteit niet te waarborgen en verlies je de concurrentieslag. We zitten nu in de fase dat we bij tenders als serieuze speler worden meegenomen tussen de grotere partijen. We zijn trots dat we onlangs de RAI als organisatie hebben kunnen bijtekenen als nieuwe klant.”

Duidelijke business case

De business case voor In Person is duidelijk. Flexkrachten hoeven nog maar één keer op locatie te komen en dat is tijdens de intake. Hoogerhuis: “Wij hechten nog steeds veel waarde aan persoonlijk contact, dus deze eenmalige persoonlijke kennismaking houden we in stand, de rest van het uitzendproces is nu volledig gedigitaliseerd met IntraOffice. Ander voordeel is de digitale borging van documenten. Voorheen deden we alles handmatig. Nu beschikken we over een digitaal archief in plaats van hard copy op papier, waardoor de documenten nu altijd en overal digitaal beschikbaar zijn. Bovendien hebben we in één oogopslag inzichtelijk wat wel/niet op orde is. Hiervoor hoeven we niet meer een heel dossier door te spitten, wat altijd heel bewerkelijk was. Nog een pluspunt is de mogelijkheid van IntraOffice om met één handtekening meerdere documenten te kunnen ondertekenen.”

Bottom-up

Hoogerhuis is tevreden over de samenwerking met IntraData evenals over de kwaliteit van de IntraOffice-oplossing. “Het mooie is bovendien dat dit niet top-down is opgelegd, maar bottom-up vanuit verschillende wensen van onze vestigingen. Het allereerste contact met IntraData dateert alweer van een tijdje terug en verliep via een van onze medewerkers. Hij liep in zijn dagelijkse praktijk tegen een aantal zaken aan en uitte de wens om te komen tot een werkwijze die los van personen effectief en efficiënt is. We vonden in IntraData de juiste strategische partner.”

Voor de toekomst heeft In Person de wens om ook de dossiers van de eigen medewerkers te digitaliseren via het IntraOffice portal. “Ons hoofdkantoor zit in Enschede. Voor onze mensen in de Randstad, niet echt in de buurt. Digitalisering van hun dossiers betekent ook intern een efficiencyslag en snel kunnen schakelen”, aldus Hoogerhuis.

Goossen de Bruin, Managing Director van de Solipsisgroep: “Verwerking op papier is duur, bewerkelijk, foutgevoelig en niet duurzaam. 100% papiervrij ontwikkelt zich als de nieuwe standaard.De implementatie en samenwerking met In Person is voorspoedig verlopen. De In Person organisatie is sterk groeiende waardoor de noodzaak tot innovatie en verbetering automatisch meegroeit. Verdere digitalisering van de procesafhandeling is dan snel de richting waaraan wordt gedacht om de zaken beter en efficiënter te regelen. Onze oplossing IntraOffice biedt hierin een concrete bouwsteen en is bovendien eenvoudig aan te sluiten op het bestaande klantproces. Door onze oplossing steeds meer als SaaS-dienst vanuit de Cloud te gaan leveren, kan implementatie steeds sneller en voordeliger worden aangeboden. Dit verlaagt de keuzedrempel voor nieuwe klanten.”

Sherpa International Force weer een stap dichterbij ‘paperless-office’ met IntraData oplossing

Schiphol-Rijk/ Venlo, 27 juni 2014  –  Sherpa International Force zet de online documentoplossing  van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep) in voor volledige digitalisering van zijn bedrijfsprocessen. Een flexkracht kan nu via de smartphone of tablet zijn of haar documenten inzien, digitaal en rechtsgeldig ondertekenen, helemaal papiervrij!  De oplossing wordt inmiddels breed toegepast en werkt naar volle tevredenheid. Niet alleen voor de Sherpa-medewerkers, maar ook voor de flexkrachten betekent het een enorme efficiencyslag.

Sherpa International Force is onderdeel van Vebego en biedt flexkrachten voor opdrachtgevers in de sectoren productie, logistiek, agri en food. Sherpa International Force werft flexibel inzetbare arbeidskrachten uit Polen en garandeert zeer goede en uitgebreide faciliteiten op het gebied van huisvesting, vervoer en sociale voorzieningen. Sherpa is steeds op zoek naar mogelijkheden om door middel van innovatie en vernieuwing  zijn bedrijfsprocessen te optimaliseren. De mogelijkheden van IntraData sluiten hier perfect bij aan.

“Kenmerkend voor onze werknemers is dat ze bij verschillende opdrachtgevers actief zijn en vaak maar tijdelijk in Nederland wonen”, aldus Marcel Roelofsen, Directeur Sherpa. “Bereikbaarheid is daardoor een doel op zich en de digitale oplossing van IntraData biedt hierin belangrijke voordelen. Met de  mogelijkheid om documenten op afstand te tekenen met een digitale handtekening hoeven werknemers niet naar onze vestiging te komen om documenten in ontvangst te nemen en te ondertekenen.”

Moederbedrijf Vebego maakt al succesvol gebruik van IntraOffice en daardoor werd ook bij Sherpa de interesse gewekt. Volgens Roelofsen is een aantal zaken belangrijk geweest bij de uiteindelijke keuze. “Digitalisering van de bedrijfsprocessen is modern en innovatief en ondersteunt onze ambitie naar een paperless office. Andere pluspunten zijn:  het vergroten van de kwaliteit van onze dienstverlening en de  borging van de complete dossiers door een efficiënter tekenproces. Al met al dus een flinke efficiencyslag.”

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData:  “Het Smartphone-gebruik is ook in dit segment gemeengoed aan het worden. Flexbureaus gaan steeds meer van bricks naar clicks. Allerlei administratieve handelingen op de vestigingen verplaatsen zich naar (mobiel) internet. Het opstellen van contracten met zowel de opdrachtgevers als de kandidaten gebeurt steeds meer online. Naast documentafhandeling is ook het online beschikbaar stellen van alle document steeds meer een vereiste. Onze IntraOffice-oplossing sluit hier uitstekend op aan. Contracten kunnen geheel volgens de geldende wetgeving  worden ondertekend en geraadpleegd via de smartphone of tablet .”

Het gemak van digitaal ondertekenen

IntraData maakt gebruik van de nieuwste technologie waardoor het digitaal ondertekenen van documenten beschikbaar is zonder dat het downloaden van een app vereist is. Dit maakt het gebruik  toegankelijk en laagdrempelig. Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de smartphone, tablet of computer. Er wordt een notificatie  per mail verstuurd met de mededeling dat er documenten klaarstaan om te lezen en te ondertekenen. Zodra alle  pagina’s gelezen zijn , klikt men op ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de flexkracht een sms met unieke TAN-code. Met het invullen van deze TAN-code wordt de digitale handtekening rechtsgeldig geplaatst en gaat het document via de cloud weer terug naar de organisatie.

Over Sherpa

Sherpa is een personeelsdienstverlener die zich richt op het integraal benaderen van werkprocessen en het focussen op multi-inzetbaarheid van medewerkers. Sherpa International Force werft snel en flexibel inzetbare arbeidskrachten uit Polen. Voor meer informatie: www.sherpaforce.com

Sherpa is onderdeel van Vebego, een internationaal opererend familiebedrijf actief in facility services, personeelsdiensten, publieke sector en de gezondheidszorg. Er werken zo’n 47.000 medewerkers in vijf landen en de totale gemanagede omzet in 2013 is  € 1,1 miljard.
Voor meer informatie: www.vebego.com

Over IntraData BV

IntraData BV is onderdeel van de Solipsisgroep en brengt sinds 1996 het documentmanagement systeem IntraOffice op de markt. Het is de eerste complete oplossing voor digitaal archiefbeheer met ondersteuning voor bulk computeroutput. IntraOffice wordt dagelijks door meer dan 45.000 bedrijven gebruikt, die maandelijks meer dan 51 miljoen documenten verwerken. IntraOffice is actief in 7 landen en beschikbaar 7 in talen. Bekijk het nieuwe filmpje

IntraData is onderdeel van de Solipsisgroep, waartoe ook Solipsis en Holland House en Solipsis Managed Services behoren. Voor meer informatie: zie www.intradata.nl, www.solipsis.nl, www.hollandhouse.com en www.solipsismanagedservices.nl.

Noot voor de redactie:
IntraData, Influx PR, Gerline van Wijnen, t. 055 3663034 of e-mail: gerline@influx-pr.com

SUSA studenten uitzendbureau zet laatste ontbrekende stap in digitalisering uitzendproces met IntraData oplossing

SUSA studenten uitzendbureau heeft de digitalisering  van het uitzendproces volledig afgerond met de digitale handtekening van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep). Alle documenten die nodig zijn voor de plaatsing van studenten kunnen nu via de cloud worden voorzien van een digitale, juridisch rechtsgeldige handtekening. “We zijn nu in staat om de hele papierstroom te elimineren en op afstand de contractondertekening te regelen zonder persoonlijk contact”, aldus SUSA-directeur Remco Pouw. Deze digitale manier van ondertekenen  is niet alleen juridisch rechtsgeldig in Nederland, maar ook in 30 andere Europese landen.

SUSA studenten uitzendbureau is sinds 1947 dé plek voor HBO- en WO-studenten die op zoek zijn naar een flexibele bijbaan. Het specialisme van SUSA is het Poolconcept®. Pouw: “Hiermee biedt SUSA een unieke formule voor zowel studenten die flexibel willen bijverdienen als voor bedrijven die voortdurend te maken hebben met een wisselend werkaanbod. SUSA stelt een groep (een pool) van studenten samen die op afroep inzetbaar zijn binnen één bedrijf. Doordat de studenten uit deze pool op regelmatige basis bij dit bedrijf werken, ontstaat na enige tijd een grote groep ingewerkte studenten wat de continuïteit waarborgt. Het bedrijf kan deze studenten flexibel inzetten en het aantal op dagbasis aanpassen. Zo zijn er alleen mensen op de vloer als er werk is en levert dat het bedrijf bovendien een kostenbesparing op.”

Landelijke dekking zonder vestigingen

Was SUSA in 2007 uitgegroeid tot 15 vestigingen, anno 2013 werkt de organisatie volledig centraal vanuit het hoofdkantoor in Utrecht. “En in tegenstelling tot toen zijn we nu wel landelijk dekkend”, vertelt Pouw.  “Ontwikkelingen, zoals de verschuiving van alle bemiddeling naar het internet, worden primair gedreven door de technische mogelijkheden. SUSA is technisch zeer vooruitstrevend en goed uitgerust. We hebben een goed CRM-systeem en een goede telefonische infrastructuur. Het enige dat nog ontbrak was de juridisch rechtsgeldige ondertekening van documenten.” Hier komt IntraData in beeld via de ICT Expertgroep van de Algemene Bond Uitzendondernemingen (ABU) waar Remco Pouw voorzitter van is. “IntraData had uitgewerkte technologie waarmee  we direct aan de slag konden, zonder dat onze backofficeprocessen helemaal op de schop moesten. Het draait naar volle tevredenheid en dat deze nieuwe vorm van dienstverlening zo goed werkt bewijst een succesvol project dat we vanuit Utrecht 607 kilometer verderop in het Duitse Leipzig bij Deutsche Telekom hebben uitgerold.” 

Ondertekening zonder app

IntraData maakt gebruik van de nieuwste technologie waardoor het digitaal ondertekenen van documenten beschikbaar is zonder dat het downloaden van een app vereist is. Dit maakt het gebruik  toegankelijk en laagdrempelig. Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de computer, laptop of smartphone. Er wordt een notificatie  per mail verstuurd naar de student, met de mededeling dat er documenten voor hem/haar klaarstaan om te lezen en bij akkoord te ondertekenen. Zodra alle  pagina’s gelezen zijn , klikt men op ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de uitzendkracht een sms met unieke TAN-code. Met het invullen van deze TAN-code wordt de digitale handtekening rechtsgeldig geplaatst en gaat het document via de cloud weer terug naar SUSA.

Early adopters

Pouw: “Studenten zijn natuurlijk ‘early adopters’ als het gaat om nieuwe technologie en dat werkt in ons voordeel. Zij verwachten dit min of meer van ons en dat is een extra drive om technisch vooruitstrevend te blijven. Een andere drijfveer die zeker meespeelt is het milieuaspect. SUSA heeft niet voor niets een groene huisstijl. Met deze oplossing voorkom je ontzettend veel papier; printen, versturen per post, ontvangen, scannen en verwerken is in een klap verdwenen.”

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Digitalisering wordt momenteel massaal omarmt. Eén van de oorzaken is dat Nederland in vergelijking tot de ons omringende landen ver vooruit loopt in het gebruik van internet. Wij hebben een internetadoptie van 98%, ongeacht leeftijd en opleiding! Daarbij komt nog eens dat we het internet vertrouwen. Was het tot enkele jaren terug nog heel spannend om online een banktransactie te doen,  nu is dit een handeling van alledag. Bovendien kan  iedereen nagenoeg altijd verbonden zijn met het internet ‘via  smartphones en/of tablets’ en dat geeft een positieve impuls aan het doorvoeren van dit soort innovaties. Zeker bij een organisatie als SUSA.”

Tence Inzetbureau kiest IntraData voor digitalisering uitzendproces

100% papiervrije, rechtsgeldige afhandeling in de cloud

Tence Inzetbureau (onderdeel van Vebego International) heeft de volledige documentafhandeling van de plaatsing van flexwerkers gedigitaliseerd met behulp van IntraOffice van IntraData (onderdeel van de Solipsisgroep). Dit betekent dat het nu mogelijk is om documenten die nodig zijn voor een plaatsing via de cloud te voorzien van een digitale, rechtsgeldige handtekening en ze vervolgens meteen digitaal te archiveren. Per plaatsing gaat het al gauw om een aardig setje documenten en dus ook een behoorlijke besparing in doorlooptijd, handelingen, printkosten, papier en porto.

Het online accorderen gaat via een beveiligd webportaal op de computer, laptop of smartphone. De documenten worden per mail via IntraOffice verstuurd naar de flexwerker. Deze ontvangt een mailtje dat er documenten voor hem/haar klaarstaan om te lezen en ondertekenen. Zodra de laatste pagina is geopend, kan men aangeven ‘ja, ik ga akkoord’ en ontvangt de flexwerker een sms met TAN-code. Zodra die is ingevuld, is de digitale handtekening rechtsgeldig gezet en gaat het via de cloud weer terug naar de uitzendorganisatie.

“Tence heeft hiermee echt een grote stap gezet”, aldus Carin van den Bliek, kwaliteitsmanager bij Tence Inzetbureau. “Digitalisering gaat ons helpen om de kwaliteit van onze dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. We kunnen meer gesprekken voeren met klanten en flexcollega’s in plaats van dat veel tijd verloren gaat aan administratieve afhandeling, archivering, zoeken naar documenten.”

Efficiëntieslag
Het digitaal afhandelen van de plaatsing levert Tence in de eerste plaats een belangrijke efficiëntieslag op. Van den Bliek: “Het is juridisch een hot issue dat alle documenten rondom een plaatsing gelezen en ondertekend zijn voordat een flexcollega bij een opdrachtgever kan starten. We doen veel planningen van grote klanten en het komt regelmatig voor dat we ’s ochtends worden gebeld, omdat we ’s middags tien mensen moeten leveren. Naast onze vaste pool, gebeurt het ook vaak dat we binnen twee à drie uur nieuwe mensen moeten inzetten. Voorheen gingen we dan naar de flexcollega’s toe of kwamen zij langs op de vestiging om alle documenten te ondertekenen. Nu kunnen we dat digitaal doen en dat betekent een enorme tijdwinst en snel kunnen schakelen.”


Over de samenwerking met IntraData is Van den Bliek erg tevreden. “Vaste contactpersonen, snel schakelen en meedenken zijn kenmerkend. Bovendien leveren ze maatwerk en dat is erg plezierig. Het kost even tijd om het proces zelf tot in detail in kaart te brengen, maar daarna werkt het heel eenvoudig. De reacties uit het veld (zowel intern als extern) zijn heel positief. IntraOffice is een hele klantvriendelijke en gebruiksvriendelijke toepassing. Op dit moment loopt een pilot bij Tence Payroll en zusterbedrijf Sherpa onderzoekt samen met IntraData de mogelijkheden om ook binnen Europa documenten digitaal af te handelen. We treden graag op als ambassadeur.”

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Met behulp van onze oplossing is Tence in staat om de digitale brug te slaan naar zowel flexwerkers als opdrachtgevers. Onze oplossing integreert naadloos met de bestaande backoffice-omgeving FMS van CTB en is volledig webbased waardoor documenten altijd en overal inzichtelijk zijn. Hiermee is Tence in staat het flexproces volledig papierloos, rechtsgeldig af te handelen in een persoonlijke, veilige, online omgeving.